Ochrona sygnalistów w firmie: jak przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

     Od 25 września 2024 roku w Polsce zacznie obowiązywać ustawa o ochronie sygnalistów. Głównym obowiązkiem, jaki nakłada ona na pracodawców, jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. W artykule omówimy, jak krok po kroku przygotować tę procedurę, aby była zgodna z nowymi przepisami i skutecznie chroniła sygnalistów.

Wymóg opracowania wewnętrznej procedury zgłoszeń

    Zgodnie z art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów, każdy podmiot prawny zatrudniający co najmniej 50 osób musi opracować wewnętrzną procedurę zgłoszeń. Wyjątkiem są firmy działające w sektorach takich jak usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, transport czy ochrona środowiska, które muszą wdrożyć te procedury bez względu na liczbę pracowników.

Konsultacja procedury z pracownikami

   Przed wprowadzeniem procedury pracodawca musi przeprowadzić konsultacje z pracownikami. Obowiązkowe jest uzgodnienie jej treści z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Jeśli w firmie nie działa organizacja związkowa, pracodawca powinien zaangażować wszystkich pracowników w proces konsultacji. Ważne jest, aby pamiętać, że konsultacje powinny trwać od 5 do 10 dni, a po ich zakończeniu procedura musi być oficjalnie ogłoszona, np. przez zarządzenie zarządu.

Tworzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych: krok po kroku

1. Przygotowanie projektu procedury – Pierwszym krokiem jest przygotowanie wstępnego projektu procedury, która będzie konsultowana z pracownikami. Dokument ten powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy przewidziane w ustawie.
2. Konsultacje z pracownikami – Po przygotowaniu projektu, pracodawca powinien przedstawić go pracownikom lub ich przedstawicielom do konsultacji.
3. Ogłoszenie procedury – Po zakończeniu konsultacji, procedura musi zostać oficjalnie ogłoszona, a pracownicy powinni potwierdzić zapoznanie się z jej treścią.

Najważniejsze elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych

Wewnętrzna procedura zgłoszeń musi zawierać kilka istotnych elementów:

Kanały zgłoszeniowe: Procedura powinna określać różne sposoby dokonywania zgłoszeń, zarówno ustnych, jak i pisemnych. Warto zapewnić kilka opcji, takich jak adres korespondencyjny, e-mail, formularze online, czy skrzynki na zgłoszenia.

Osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń: Ustawa wymaga, aby pracodawca wyznaczył osoby lub jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń. Może to być dedykowany zespół, dział compliance lub inny dział wewnętrzny firmy. Alternatywnie, pracodawca może powierzyć to zadanie zewnętrznemu podmiotowi.

Procedury postępowania po zgłoszeniu: Procedura powinna jasno określać, jakie działania będą podejmowane po otrzymaniu zgłoszenia. Ważne jest, aby sygnalista wiedział, jakie kroki zostaną podjęte oraz jakie są terminy realizacji poszczególnych działań.

Terminy odpowiedzi na zgłoszenia

     Pracodawca ma obowiązek potwierdzić otrzymanie zgłoszenia w ciągu 7 dni. To formalne potwierdzenie, które nie wymaga od razu podjęcia działań. Następnie, w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia, pracodawca musi przekazać sygnaliście informację zwrotną dotyczącą podjętych działań.

Zgłoszenia zewnętrzne i anonimowe

       Procedura powinna także informować o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, na przykład do Rzecznika Praw Obywatelskich czy odpowiednich organów publicznych. Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest opcjonalne, jednak jeśli pracodawca zdecyduje się na ich uwzględnienie, procedura musi określać sposób ich obsługi.

Kiedy wdrożyć procedurę?

       Choć ustawa wchodzi w życie 25 września 2024 roku, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej zaleca, aby pracodawcy rozpoczęli wdrażanie procedury już teraz, przed oficjalnym terminem. Trzymiesięczny okres vacatio legis to czas, który należy wykorzystać na przygotowanie i konsultacje procedur, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami od dnia ich obowiązywania.
 

Rodzaje naruszeń prawa podlegające zgłoszeniu 

Naruszenie prawa to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub takie, które ma na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.

     Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych to ważny element zapewniający ochronę sygnalistów i zgodność firmy z nowymi przepisami. Przemyślane i starannie opracowane procedury nie tylko spełnią wymogi ustawowe, ale także zwiększą zaufanie pracowników do organizacji, poprawiając jej reputację na rynku. Aby uniknąć sankcji, warto już teraz rozpocząć prace nad wdrożeniem procedury, korzystając z wskazówek zawartych w ustawie oraz zaleceń Ministerstwa Pracy.