Przesunięcie wdrożenia obligatoryjnego fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Nowe przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego

  Wdrożenie obligatoryjnego fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest jednym z najważniejszych kroków w realizacji nowych przepisów dotyczących elektronicznych faktur. Krajowy System Faktur Elektronicznych został stworzony  na podstawie decyzji Rady Europy w celu ułatwienia przedsiębiorcom krajów członkowskich EU procesu wystawiania faktur oraz poprawy kontroli nad dokumentacją finansową a ponadto wyeliminowanie oszustw podatkowych oraz zwiększenie kontroli administracji skarbowych nad obrotem gospodarczym.

Krajowy System e-Faktur: Innowacyjne rozwiązanie dla przedsiębiorców

  KSeF jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa KAS służącym do wystawiania i przekazywania faktur elektronicznych w określonym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, wg struktury logicznej opublikowanej przez MF - podobnie jak obecnie pliki JPK. Faktura wystawiana za pomocą KSeF jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną, co wynika z jednolitego formatu elektronicznego stosowanego dla tego typu dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkie przedsiębiorstwa będą miały obowiązek korzystania z KSeF do wystawiania faktur. Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system, planowane są szkolenia oraz wsparcie techniczne. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu usprawnienie procesu fakturowania oraz zmniejszenie ryzyka błędów w dokumentacji finansowej.
 

Przesunięcie daty wdrożenia: Jakie korzyści dla firm?

 Jednakże, ze względu na potrzebę dostosowania się przedsiębiorców do nowych wymogów, wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF zostało przesunięte  z 1 lipca 2024 r. na datę późniejszą. Jak potwierdził Minister finansów - projekt ustawy przewiduje, że obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców (czynnych i zwolnionych),  w tym planuje wprowadzić to etapowo  a dokładnie od 1 lutego 2026 r.  dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych. Ten dodatkowy czas pozwoli firmom na lepsze przygotowanie się do zmian oraz zapoznanie się z funkcjonalnościami Krajowego Systemu e-Faktur.

Szkolenia i wsparcie techniczne: Klucz do sukcesu w korzystaniu z KSeF

  W związku z przesunięciem wdrożenia obligatoryjnego fakturowania za pośrednictwem KSeF, przedsiębiorcy mają dodatkowy czas na przygotowanie się do zmian oraz zdobycie niezbędnej wiedzy na temat nowego systemu. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych. Szkolenia dla przedsiębiorców będą kluczowym elementem tego procesu, dlatego warto skorzystać z takiej formy wsparcia.

Dodatkowy czas na przygotowanie: Jak wykorzystać go efektywnie?

  Tym samym, przesunięcie wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na późniejszą datę daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przygotowanie się do zmian oraz zapoznanie się z nowymi przepisami. Warto skorzystać z organizowanych szkoleń i wsparcia technicznego, aby jak najlepiej przygotować się do korzystania z KSeF, wybrać sposób korzystania z KSeF.
 

Przesunięcie obowiązku fakturowania: Co powinieneś wiedzieć?

  Przedsiębiorcy mogą wykorzystać ten dodatkowy czas na zgłębienie szczegółów nowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego i przystosowanie swojej działalności do wymogów KSeF, co zapewni im płynne przejście na nowy system i minimalizację ryzyka błędów w dokumentacji finansowej. W okresie od 16 lutego do 1 marca 2024 r. odbyły się spotkania konsultacyjne w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności KSeF. MF opublikowało odpowiedzi na pytania dotyczące możliwych zmian w KSeF.

Wprowadzenie KSeF: Co zmieni się dla przedsiębiorców?

 Dzięki KSeF, przedsiębiorcy będą mieli możliwość szybszego, bardziej efektywnego i bezpieczniejszego fakturowania, co pozwoli im lepiej zarządzać swoimi finansami i dokumentacją firmową.
 

Znaczenie dostosowania się do nowych wymogów

  Zmiana systemu fakturowania na elektroniczny wiąże się z koniecznością dostosowania się do nowych przepisów i technologii. Przedsiębiorcy powinni być świadomi konsekwencji oraz zalet takiej zmiany i odpowiednio przygotować się do jej implementacji.
 

Zalety i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur

  KSeF oferuje szereg zalet i funkcjonalności, które mogą przynieść przedsiębiorcom liczne korzyści, takie jak szybszy dostęp do dokumentów, łatwiejsze monitorowanie finansów oraz zwiększenie bezpieczeństwa i skuteczności procesu fakturowania.   KSeF służy między innymi do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,
• uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.